Fele annyi félreértés, harmadannyi utómunka

A cég ütemes növekedése során új belépők érkeztek akik új módszereket és új kommunikációs preferenciákat is hoztak magukkal. Nem volt világos szervezeti ábra, nem volt struktúra a kommunikációban. Hiányoztak a hivatalos csatornák, felelősségi körök, és a napi operatív információk folyamatosan elakadtak.

A napi információáramlás egyszerre hol Viberen, hol Teamsen, hol e-mailben történt – gyakran nem ott, nem annak és nem akkor, amikor kellett volna. Ennek következménye: hibák, reklamációk, csúszások, visszamondott megrendelések.

A vezetők túlhajszoltak voltak, a középvezetők maguk is „postásokként” működtek, a dolgozók pedig találgatásból próbálták eltalálni, mi is az aznapi prioritás.

Ismerős a helyzet? 

A probléma nem az volt, hogy „nem dolgoztak”. Hanem az, hogy mindenki más szempont alapján döntötte el mit és milyen sorrendben csináljon.

A növekedés viszont sok feladattal jár, egy 60 fős cég már nem fér bele abba, hogy „majd valaki úgyis intézi”.

A beavatkozás – egyszerű, következetes struktúra

Elkészítettük a szervezeti ábrát és tisztáztuk az alá-fölérendeltségi viszonyokat. Létrehoztuk a heti meetingstruktúrát a felső- és középvezetők között, majd bevezettük a hivatalos kommunikációs csatornákat. 

1. Szervezeti ábra
   
   • Ki kinek jelent?
     
   • Ki miben dönthet?
     
   • Ki hol akadályoz be egy másik folyamatot?
     
2. Meetingstruktúra
   
   • Heti rendszerességű megbeszélések
     
   • Téma- és célalapú napirend
     
   • Rövid, hatékony formátum – időkeretben
     
3. Hivatalos kommunikációs csatornák
   
   • Mi jöhet chaten?
     
   • Mi csak e-mailben?
     
   • Mi kerül írásos jegyzőkönyvbe?
     

A lényeg nem az volt, hogy „centralizáljuk” a működést, hanem hogy egy időben egy helyen egy nyelvet beszéljenek a kollégák.

✅ TIPP: Ezzel kezdj!

Tedd fel magadnak ezeket a kérdéseket:

• Van egyértelmű szervezeti ábrád, és mindenki ismeri is?
  
• Tudják a középvezetők, milyen döntéseket hozhatnak meg önállóan?
  
• Milyen gyakran fordul elő, hogy valaki „nem is tudott róla” – pedig kellett volna?
  
• Mikor beszélgettél utoljára a csapatoddal nem tűzoltás, hanem stratégia céljából?

Végezetül

A növekedés nem az új megrendeléseknél kezdődik – hanem belül, a renddel. Ahol tiszta a struktúra, ott csökken a stressz, nő a tempó és végre nem a napi kommunikációs hiányosságok viszik el a fókuszt.

A struktúra nem lassít. Épp ellenkezőleg: felszabadít.

💬 Írj, ha megnéznéd, nálatok hol csúszik el az információ – és hogyan tudnánk elindítani a helyes áramlást.